Prime Hintergrund

In fast allen Auftragsverhältnissen seit 2002 sind öffentlichen Auftraggebern gegenüber regelmäßig Nachweise über die geleisteten Tätigkeiten zu führen. Dies geschieht in individuell festgelegten Zeitabständen. Wird ein solcher Nachweis durch uns geführt, so muss sichergestellt sein, dass auch alle Tätigkeiten tatsächlich gebucht wurden und nicht noch Nachzügler kommen.

Eine Projektplanung bzw. ein effizientes Projektmanagement mit der Überwachung einzelner Vorgänge ist nur dann möglich, wenn zeitnah gebucht wird. Es ist z. B. in letzter Zeit mehrfach durch extrem verzögerte Nachbuchungen vorgekommen, dass Vorgänge völlig unvorhergesehen zeitlich aus dem Ruder gelaufen sind. Mit einer Verzögerung von 2 Monaten kann man dann natürlich kaum noch einen Nachtrag beim Auftraggeber einwerben, wenn dies überhaupt möglich ist.

Bei Projekten, die nach reinem Aufwand abgerechnet werden, versteht es sich ohnehin von selbst, dass zeitnah gebucht werden muss, da sowohl Auftraggeber als auch leguan natürlich jederzeit wissen muss, welche Kosten entstanden sind.

Kalkulationen neuer Angebote basierend auf fertigen Projekten können nur dann realistisch sein, wenn die Referenzprojekte auch tatsächlich vollständig eingebucht wurden.

Hinweis: Nach den bisherigen Erfahrungen mit prime seit April 2003 wurde ein Hauptproblem identifiziert: Zeitbuchungen erfolgten nicht zeitnah, sondern in Einzelfällen bis zu 2 Monaten rückwirkend. Das ist aus den genannten Gründen problematisch.

Nun ist es selbstverständlich klar, dass gerade bei längeren Geländeeinsätzen eine Buchung nicht immer am selben Tag oder sogar in der selben Woche erfolgen kann. Nach den Auswertungen der Kartierungen aus den Jahren 2003 und 2004 - insbesondere auch sehr umfangreicher Bahnkartierungen mit z. T. mehreren Tagen, in Einzelfällen sogar Wochen Abwesenheit vom heimischen Rechner - lässt sich aber eine Frist ermitteln, die von allen auf jeden Fall eingehalten werden kann.
Diese Frist setzen wir mit 10 Werktagen = maximal 14 Kalendertagen an.

Das bedeutet, dass eine Buchung nur noch spätestens rückwirkend 14 Tage erfolgen kann. Weiter zurück liegende Buchungen werden dann durch die Software nicht mehr akzeptiert.

Muss dennoch eine solche Rückbuchung erfolgen, so muss dazu die Software entsprechend 2 mal umgestellt werden. Diesen außerordentlichen Aufwand stellen wir dann dem Verursacher mit pauschal 25,00 Euro netto in Rechnung, die wir mit dem Honorar verrechnen werden.

Sollte aus irgendwelchen Gründen, die jetzt nicht ersichtlich sind, eine solche Rückbuchung unumgänglich sein und diese bereits vor Arbeitsbeginn bekannt sein, gilt diese Regelung natürlich nicht. Bis jetzt ist aber ein solcher Fall weder vorgekommen noch erscheint er angesichts der Verfügbarkeit des Internets realistisch.

Aktualisierung: 22.05.2005