Web-basiertes Büro


Seit Anfang 2003 arbeitet leguan fast vollständig web-basiert (siehe auch Download am Ende dieser Seite).
Das heißt, alle Mitarbeiter bestimmen selbst, von wo sie arbeiten. Einzige Bedingung an den Arbeitsort ist ein Internetzugang mit der Möglichkeit permanent in DSL-Geschwindigkeit per Flatrate online zu sein.
Die Firma unterhält noch ein Lager für Arbeitsgeräte wie z. B. Insekten- und Kleinsäugerfallen u. dergl. sowie zwei Räume mit Bibliothek, Druck- und Kopiermöglichkeiten.

Für die folgenden Ausführungen ist generell voraus zu schicken, ohne dass dies explizit bei jedem Punkt wiederholt wird:
Sicherheit bei leguan bedeutet beim Datentransfer:
Serverzugang per SSL oder VPN, lokale Sicherheit durch Firewalls, Viren- und Spyware-Schutz auf allen Rechnern, automatische Updates der wesentlichen Sicherheitselemente.

Zu den zentralen Komponenten des web-basierten Büros gehören:

Web-basierte Ablage von Dokumenten: statt in Papierform werden sämtliche Unterlagen elektronisch auf dem via Internet erreichbaren Server abgelegt, wo sie durch ein Suchsystem schnell für alle Mitarbeiter von jedem internetzugänglichen Ort der Welt auffindbar und verfügbar sind.
Diese Ablage von Dokumenten ermöglicht gleichzeitig das effiziente Management des unternehmenseigenen Wissens.

Outsourcing der IT-Administration und -Wartung: Die Verlagerung des Büros ins Internet stellt hohe Anforderungen an die Funktionsfähigkeit, zeitgemäße Ausstattung und Datensicherheit der firmeneigenen IT. Um dies zu gewährleisten, steht eine zentraler Server für Daten und einige Applikationen in einem Rechenzentrum und wird von einem externen Dienstleister administriert und gewartet.
Ein klassisches Windows-Netz mit serverbasierten Userprofilen gibt es bei leguan nicht. Statt dessen nutzen zumindest die im gutachterlichen Bereich Tätigen individuell konfigurierte Notebooks mit entsprechender Software (Planungs- über Office- bis hin zu Sicherheitsanwendungen) und loggen sich bei Bedarf auf dem Server ein.

Web-basierte Briefpostbearbeitung: eingehende Briefpost in Papierform wird eingescannt und auf unserem Server abgelegt.

Web-basierte Buchhaltung: Alle Belege werden nach Buchung eingescannt und elektronisch archiviert. Ein System mit spezifischen Buchungsnummern gewährleistet die Auffindbarkeit des Papierbelegs.

Web-basierte Abwicklung des Kerngeschäfts: Die Erfassung, Weiterleitung, Auswertung und Verwaltung der im Gelände erhobenen Umweltdaten geschieht weitgehend elektronisch mit Hilfe von Tablets; die Auswertung und der Zugriff auf die erhobenen Umweltdaten ist von jedem internetfähigem Ort möglich.

Web-basierte Kommunikation der Mitarbeiter: Untereinander sowie mit Kunden und Geschäftspartnern wird vorwiegend über das Internet (Video-/Telefonkonferenzen), E-Mail sowie Mobiltelefonie kommuniziert.

Web-basiertes Projektmanagement: Über eine spezielle Projektmanagementsoftware Prime werden die Arbeitszeiten über Internet erfasst und ausgewertet.

Steuerung der Kundenbeziehungen: Auftraggeber werden durch verschiedene Skontierungsmodelle animiert, weitgehend elektronisch mit leguan zu kommunizieren und auf papiergebundene Dokumente so weit wie möglich zu verzichten.

Bei allen dargestellten Komponenten wird stets bewusst auf Spezial- und Insellösungen verzichtet. Statt dessen basieren alle Anwendungen auf einer besseren Ausnutzung der Möglichkeiten von Standardsoftware und Training der Mitarbeiter (VB-Makros, Hyperlinkfunktionalität im Officebereich, Autotext-Funktionalitäten usw.).


Meilensteine auf dem Weg zum web-basierten Büro

1990: Gründung leguan gmbh in Hamburg.

1991: Geschäftsstelle bei Schwerin gegründet. Analoge Telefonie und C-Netz, DOS-Rechner

1992: Anfang des Jahres aufgrund zunehmender Kommunikation und fehlender Festnetzanschlüsse in den neuen Ländern Einführung von Speziallösung C-Netz-Mobilanschluss als Analoganschluss zur Nutzung von Modem, Analog-Telefon und Fax mittels Spezial-Schnittstelle.

1993: Regulär Datenaufbereitung vor Ort und Zusammenstellung in Hamburg. Übertragung per Modem zwischen leguan-Mitarbeitern, Beginn der Entwicklung von Dakapo! - Das Kartierprogramm zur Aufnahme großer Datenmengen innerhalb von Großprojekten.

1994: Einstieg in Windows-Welt mit Windows for Workgroups 3.1, Novell-Netz, Dakapo! - Das Kartierprogramm liegt in der 1. Version vor.

1995: Windows 95, Groß-Einsatz von Dakapo! - Das Kartierprogramm im Transrapid-Projekt zwischen Hamburg und Berlin mit über 120.000 erhobenen Einzeldaten.

1996: Einführung Windows NT-Netz.

1997: Einführung ISDN und Internet inkl. Mail und RAS mit ersten dezentralen Elementen, Einführung erster papierloser Strukturen über Scannen von Unterlagen in PaperPort und Verzicht auf den Druck aller Unterlagen, Abschaffung Papierfax.

1998: RAS-Zugriffe durch Mitarbeiter auf den zentralen Server werden verstärkt genutzt, Dezentralität und papierloses Arbeiten nimmt zu.

1999: Einführung papierloses QM-System als reine Word- und Excel-Lösung. Homepage leguan im Netz, Abwicklung des ersten vollständig papierlosen Projekts.

2000: Umstellung der Dokumentenverwaltung auf Adobe-Welt, Anschaffung der ersten Workstations mit Windows 2000.

2001: Die ersten DSL-Leitungen werden nicht nur versprochen, sondern auch installiert und können betrieben werden. Ein Mitarbeiter, der bereits überwiegend dezentral arbeitet, wird Vorreiter und Tester.

2002 - 2003: Kontinuierliche Abschaffung des Büros inkl. Netzwerk zugunsten der jetzigen Struktur mit zentralem File- und teilweise Applikationsserver, zentralem, kleinem Büro, web-basierter Arbeitsweise der Mitarbeiter, Einführung Projektmanagement und Zeiterfassung
prime.

2004: Fertigstellung von Dakapo! - Das Kartierprogramm Mobil und Dakapo! - Das Kartierprogramm Web, zwei Applikationen, die es Mitarbeitern ermöglichen, sowohl per Handheld als auch per Web Geländedaten dezentral einzugeben.

2005: Umbau Homepage leguan als zentrales Steuerungselement der leguan gmbh mit Unterstützung von der Faster Software GmbH. Einrichtung des 1. Projektbüros innerhalb eines Großprojekts in den Sommermonaten.

2006: Nach den guten Erfahrungen im Vorjahr Einrichtung von 2 Projektbüros; eines in Südostholstein und eines im Münsterland innerhalb von Großprojekten.
Erweiterung des Wissensmanagements: Für ca. 90 % der fertigen Projekte bis zurück in das Jahr 1991 besteht nunmehr die Möglichkeit direkt mit einem Link aus der jeweiligen Referenz-Seite in das Projektverzeichnis zu gelangen. Dadurch kann in Kombination mit der Suchfunktion auf der Homepage auch für neue Mitarbeiter schnell der Zugriff auf ältere Ausarbeitungen ermöglicht werden.

2007: Der Bekanntheitsgrad des webbasierten Büros steigt. Die Initiative "Deutschland - Land der Ideen" unter Schirmherrschaft des Bundespräsidenten Horst Köhler zeichnet im November die leguan gmbh als "Ausgewählten Ort im Land der Ideen 2008" aus.

2008: Das webbasierte Büro wird in der Folge der Auszeichnung als "Ausgewählter Ort im Land der Ideen 2008" nunmehr deutlich bekannter. Verschiedene Veröffentlichungen zum Konzept sind die Folge: Simplify your Business, Steuerberatermagazin, Markt und Mittelstand, brandeins und Hamburger Wirtschaft.
Im Juni wird dann die Tatsache, dass Dienstreisen im webbasierten Büro nicht erforderlich sind, mit dem CSR Mobilitätsaward ausgezeichnet. Im August leguan ein Sonderpreis beim Wettbewerb "Büro und Umwelt" verliehen.

Präsentationen zu leguan

Präsentation in PowerPoint zur Organisation und zur Arbeitsweise.
Am 13.12.2005 wurde leguan eine Anerkennung für die Motivation der Mitarbeiter zur sozialen Nachhaltigkeit verliehen. Eine Präsentation dazu finden Sie hier zum Download.

Aktualisierung 15.07.2009