Hinweise zur Buchhaltung

Hier finden sich allgemein gültige Hinweise zu den Rechnungen, die den Kriterien des Finanzamts entsprechen. In der Zusammenarbeit mit leguan sind diese Seiten bitte zu beachten.

Rechnungen an leguan

• leguan-Adresse: leguan gmbh, Brandstücken 33, 22549 Hamburg. Die Rechnungen gehen jedoch bitte elektronisch per e-mail an: . Belege per Post sollen unbedingt vermieden werden. Sie erhöhen den buchhalterischen Aufwand und haben überdies lange Laufzeiten.
• Rechnungsdatei (Dateiformat): bitte nach Möglichkeit alle Rechnungen in nur einem Dateiformat - als PDF-Datei - anfertigen. Bitte keine veränderbaren Textdateien (txt, doc, docx etc.) verwenden. Im Betreff der E-Mail muss das Wort "Rechnung" stehen. Bitte nach Möglichkeit noch weitere Angaben wie z.B. "2 Rechnungen vom 10.01.2018" in den Betreff schreiben.
• Dateinamen der Rechnung: z. B. "E_MH_100118_2702.pdf", also E (Eingangsrechnung), Kürzel des Mitarbeiters (Initialen), Datum der Ausstellung, Sache bzw. Projektnummer leguan (kann man zumeist unter Referenzen oder in Prime finden). Bei mehr als eine Rechnung zum gleichen Projekt, bitte unterschiedliches Rechnungsdatum angeben.
• Projektnummer: Die Angabe der Projektnummer (z. B. 2702) immer oben auf der Rechnung anführen, vgl. weitere Details unten.
• Nachweis von Fahrten mit eigenem PKW (neu!): Die Berechnung der Fahrkosten für An-und Abfahrt in das Kartiergebiet richtet sich nach dem Stundensatz und der Hälfte der Fahrzeit unter Zuhilfenahme des Fahrzeitrechners:
  

  Fahrtzeiten-Modell leguan.xlsx

  Die Ermittlung der Fahrkosten erfolgt dann nach folgender Formel: Fahrkosten: (0.5 x Fahrzeit + Wert Fahrzeitrechner) x Stundensatz
  

Rechnungsangaben für die Finanzbehörden

• Rechnungsdatum: z. B. Hamburg, 01.01.2018
• Rechnungsnummer: z. B. 2018/01, 01/2018, 01/18 etc.
• Leistungszeitraum: Dies betrifft zwingend alle Rechnungen mit Umsatzsteuer, z. B. Leistungszeitraum: April 2017. Angegeben werden muss hier der Monat, in dem die Leistung fertiggestellt wurde. Bitte demnach die Rechnungen immer am Monats- oder Quartalsende stellen. Alternativ kann auch der genaue Leistungszeitraum aufgeführt werden: z.B. 01.01.2017 bis 31.03.2017
• Stunden und Stundensatz: für alle Rechnungen gilt: geleistete Stunden und den Stundensatz mit angeben (dies kann auch im Fließtext der Rechnung über den Brutto- / Nettozahlen stehen).
• Netto / Brutto: auch für Kleinunternehmer (siehe unten) gilt, immer Netto- und Bruttobeträge angeben (ggf. in der Spalte Umsatzsteuer 0,00 EUR aufführen).
• Umsatzsteuersatz: immer den Prozentsatz der Umsatzsteuer mit angeben.
• Finanzamt: Diese Angabe kann zusammen mit der Steuernummer unten auf der Rechnung aufgeführt werden. Ort des Finanzamtes angeben, z. B. Finanzamt: Hamburg-Nord.
• Steuernummer: persönliche Steuernummer des Rechnungsstellers.
• Nur für Kleinunternehmer: Hinweis auf Anwendung der Kleinunternehmerregelung, Beispiel: "Als Kleinunternehmer im Sinne von § 19 Abs. 1 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet."